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國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》
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國家檔案局令

第13號

《機關檔案管理規定》已經國家檔案局局長辦公會議審議通過,現予公布,自2019年1月1日起施行。


局长 李明华         

2018年10月11日       


機關檔案管理規定


第一章 总则


第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)檔案工作,推进机关档案科学、规范管理,丰富国家档案资源,为各项工作提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关檔案工作条例》等法律法规,制定本规定。

第二条 本规定所称的机关档案,是指机关在公务活动中形成的,对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条 机关檔案工作是檔案工作开展的基础,是国家档案事业的重要组成部分。

机关檔案工作是机关不可缺少的基础性工作,是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件,是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

第四条 机关檔案工作实行统一领导、分级管理。

国家档案行政管理部门负责全国机关檔案工作的统筹规划、组织协调、统一制度,负责中央和国家机关檔案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下,负责本行政区域内机关檔案工作的统筹协调、制度建设,负责本行政区域内机关檔案工作的监督、指导和检查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時,以進入相關場所檢查,詢問有關人員,查閱、複制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制,在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的檔案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时,应当遵循统一领导、分级管理原则。

第五条 机关的全部档案应当集中、统一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發。

第六条 机关应当加强对檔案工作的组织领导,将檔案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

檔案工作所需的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。


第二章 机构和人员


第七条 机关应当建立由分管檔案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构,下同)及相关部门负责人组成的檔案工作协调机制,协调处理本机关、本系统檔案工作重大事务和重要事项。

第八条 机关应当按规定设立檔案工作机构。不具备檔案工作机构设立条件的机关,应当指定檔案工作负责部门。檔案工作负责部门的名称应当反映檔案工作属性。

经同级档案行政管理部门同意,办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合檔案工作机构,对相应机关的档案进行集中管理。

第九条 机关檔案工作机构或檔案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职檔案工作人员,具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员,承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心,由相关人员组成的机关檔案工作网络。

县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况,配备适当数量的专(兼)职檔案工作人员。

第十条 机关檔案工作的基本任务是:

(一)贯彻执行檔案工作的法律法规和方针政策,建立健全檔案工作规章制度,并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;

(二)制定并组织实施檔案工作发展规划或计划;

(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导,对所属机构的檔案工作进行监督和指导;

(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用,協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作並統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作,推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規範管理;

(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查,執行年度報告制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)负责组织档案业务交流和檔案工作人员培训,开展档案宣传、教育活动;

(八)对檔案工作中取得突出成绩的部门或个人,向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人,向机关提出处理建议。

第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现檔案工作基本任务的,应当严格限定社会化服务范围,严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质,并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。

第十二条 檔案工作人员应当为机关正式在编人员,且政治可靠、遵纪守法、忠于职守,具备胜任岗位要求的工作能力。

檔案工作人员应当熟悉机关工作,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,并定期参加业务培训。

不具备前述知识背景的檔案工作人员,应当经过相关专业知识和技能培训。

第十三条 檔案工作人员调离岗位或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密檔案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。


第三章 基础设施


第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置,不具備條件的應當根據載體類型分區設置。

縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

第十五条 档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。

閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求,適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。

档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要,使用面积按(档案存量 年增长量×存放年限)×60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的,档案库房面积按15m测算。

整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

第十六条 档案用房宜集中布置,自成一区。

檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層,地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定,整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施,不應設置除消防以外的給水點,其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

第十八条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標准值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標准值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统,安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。

保存重要檔案或具備條件的,應當安裝恒溫恒濕設備,必要時可配備通風換氣、空氣淨化設備。

第二十条 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同,可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。

第二十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施,可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第二十二条 机关应当按照档案信息化要求,建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的,應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。


第四章 管理要求


第一节 一般规定


第二十三条 机关档案包括:

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。

前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四条 机关全部档案构成一个全宗。机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的,维持原全宗不变。

機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容,編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五条 机关档案管理应当做到收集齐全完整,整理规范有序,保管安全可靠,鉴定准确及时,利用简捷方便,开发实用有效。

涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。


第二节 形成与收集


第二十六条 机关履行职责过程中应当按照有关程序和要求形成归档文件材料。机关办公自动化和其他业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。

文件材料形成時,應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、准確、系統,文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七条 机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料,交本部门指定人员保管。下列文件材料应当纳入收集范围。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

第二十八条 机关应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后施行。机关内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订,经重新审查同意后施行。

文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本曆史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。

機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九条 文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。

其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十条 电子文件应当连同元数据一并收集。收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63)等规定。


第三节 整理与归档


第三十一条 机关应当按照本规定第二十三条制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应,便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定,应当保持一致,不得随意变动。

機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行複式分類,有專門規定的,從其規定。

第三十二条 机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,逐步推进卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等爲單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷爲單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件爲單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三条 机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一,体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》(DA/T13)、《归档文件整理规则》(DA/T22)和《数字档案室建设指南》要求,不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼,按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四条 机关档案应当编制检索工具,满足手工检索和计算机检索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五条 机关档案经文书或业务部门整理完毕后,应当在第二年6月底前向机关档案部门归档;采用办公自动化或其他业务系统的,应当随办随归。归档时间有特殊规定的,从其规定。

歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對,並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的,還應當按規定履行登記手續,記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據爲己有或拒絕歸檔。

第三十六条 归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的,若电子文件已经具备电子签名、电子印章,且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件,以及無法轉換爲紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。


第四节 保管与保护


第三十七条 机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練,以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八条 机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九条 檔案工作人员应当监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期采取措施,防治鼠虫霉等。

第四十条 机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。

第四十一条 檔案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整,尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作,必要时进行复制备份,做出修复说明。

第四十二条 机关应当为檔案工作人员配备劳动保护用品,避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。


第五节 鉴定与销毁


第四十三条 机关应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在檔案工作协调机制下进行,由办公厅(室)负责人主持,档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展,必要时可邀请相关领域专家参与。

鑒定結束後,應當形成鑒定工作報告。對仍需繼續保存的檔案,應當重新劃定保管期限並做出標注;對確無保存價值的檔案,應當按規定予以銷毀。

第四十四条 经鉴定可以销毁的档案,应当按照以下程序销毁。

(一)机关档案部门编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容,按檔案工作协调机制报请审核批准;

(二)机关分管檔案工作的单位负责人、办公厅(室)负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;

(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作,並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前,應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀後,應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

第四十五条 档案销毁应当在指定场所进行。

電子檔案和檔案數字複制件需要銷毀的,除在指定場所銷毀離線存儲介質外,還應當確保電子檔案和檔案數字複制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字複制件元數據,並在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。

涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。


第六节 利用与开发


第四十六条 机关应当积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。机关保管的档案对外提供利用的,需经本单位负责人批准。

利用档案应当履行查阅手续,进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。檔案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

第四十七条 机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定,及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

第四十八条 机关应当积极推进档案信息开发工作,采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集,以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式,发挥档案价值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九条 机关应当积极采用数据分析、文本挖掘等新方法,扩展档案开发的力度和深度。


第七节 统计与移交


第五十条 机关应当建立完善统计工作,对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、檔案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

統計結果應當真實、准確、完整,支持以可視化方式顯示,便于統計分析。

第五十一条 机关应当编制檔案工作情况统计年报,汇总分析当年檔案工作情况形成年度报告,报送同级档案行政管理部门、上级档案部门。

机关应当加强对檔案工作变化情况的分析,为决策提供参考。

第五十二条 机关应当按照国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案时,应当同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交。

機關向國家綜合檔案館移交前,應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作,並提出劃控與開放意見。

第五十三条 电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交,也可按本规定第五十二条与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。

電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡,不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

電子檔案移交後,機關繼續留存的,應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四条 机关撤销或合并的,档案移交按照下列办法进行。

(一)撤銷機關的檔案,應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的,其檔案不得分散,可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關並入另一個機關或幾個機關合並爲一個新的機關,其檔案應當移交給合並後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的,其檔案由主管機關代管,屬于國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。


第五章 信息化建设


第五十五条 机关应当加强档案信息化工作,将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合,實現系統互聯互通,資源共享共用。

第五十六条 机关应当开展数字档案室建设,统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数字档案室建设指南》执行。

第五十七条 机关应当建立档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作。

檔案數字化應當符合真實性管理要求,數字化過程的元數據應當收集齊全,數字複制件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八条 纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31)执行,录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》(DA/T62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

機關應當積極實施紙質檔案數字複制件的全文識別,將現有圖像數據轉化爲文本信息,便于檢索和開發利用。

第五十九条 机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设,数据库质量符合《档案著录规则》(DA/T18)等标准规范要求。

各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十条 机关应当建立电子文件归档与电子档案管理制度,按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)确定的职责与分工开展电子文件归档与电子档案管理工作。

第六十一条 机关配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務雲或自建私有雲上建設電子檔案管理系統的,其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有雲存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二条 机关办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求,在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作,实施预归档。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻,滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標准,分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的,應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三条 电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求,元数据应当齐全完整,满足长期保存和同级国家综合档案馆进馆要求。

第六十四条 机关应当为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错技术方案,定期扫描、诊断存储设备。

第六十五条 机关应当制定电子档案备份方案和策略,采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件的,应当对电子档案进行近线备份和容灾备份。

機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略,轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六条 机关应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。


第六章 奖励与处罚


第六十七条 有下列情形之一的,由县级以上档案行政管理部门单独或联合有关部门,或由本单位给予表彰奖励。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行爲作鬥爭,表現突出的;

(六)从事专(兼)职檔案工作满15年的。

第六十八条 有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)机关未按规定设置檔案工作机构或未指定檔案工作负责部门,未按要求配备专(兼)职檔案工作人员的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據爲己有,拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;檔案工作人员、对檔案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。


第七章 附则


第六十九条 本规定由國家檔案局负责解释。事业单位、《社会团体登记管理条例》界定的社会团体可参照执行。

第七十条 本规定自2019年1月1日起施行。

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