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電子檔案移交與接收辦法
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第一章 总 则

第一條爲規範電子檔案移交與接收工作,確保電子檔案的真實、完整、可用和安全,保存黨和國家曆史記錄,促進檔案信息資源開發利用,按照國家有關法律法規和相關規定,制定本辦法。

第二條本辦法所稱電子檔案,是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值並歸檔保存的電子文件。

第三條移交與接收的電子檔案應當真實可靠、齊全完整和安全可用;涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關保密安全的要求。

第四條各級檔案行政管理部門負責對電子檔案的移交、接收工作進行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實履行電子檔案移交和接收職責。

第二章 电子档案移交

第五條屬于國家綜合檔案館接收範圍的電子檔案,應當向同級國家綜合檔案館移交。

第六條檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案,可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。

第七條電子檔案移交的基本要求:

    (一)元數據應當與電子檔案一起移交,一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據;

    (二)電子檔案的文件格式按照國家有關規定執行;

    (三)電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的,應當在元數據中著錄相關信息;

    (四)采用技術手段加密的電子檔案應當解密後移交,壓縮的電子檔案應當解壓縮後移交;特殊格式的電子檔案應當與其讀取平台一起移交;

    (五)檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

 第八條電子檔案移交的主要流程是:組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

第九條電子檔案的移交可采用離線或在線方式進行。

第十條離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求:

    (一)移交單位一般采用光盤移交電子檔案,光盤應當符合歸檔要求;

    (二)移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤,光盤應當單個裝盒;

    (三)移交單位應當按照有關要求進行光盤數據刻錄及檢測;

    (四) 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签(标签的标注方法见附件1);

    (五)移交載體內電子檔案的存儲結構見附件2。

第十一條在線移交電子檔案的單位應當通過與管理要求相適應的網絡傳輸電子檔案,傳輸的數據應當包含符合要求的電子檔案及其元數據,數據結構一般爲一張或多張光盤載體內電子檔案的存儲結構組合,單張光盤的數據量小于光盤的實際容量。

第十二條檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前,應當對電子檔案數據的准確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格後方可移交。

第三章 电子档案接收

第十三條國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平台,進行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

第十四條電子檔案接收的主要流程是:檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

第十五條國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案數據的准確性、完整性、可用性和安全性進行檢驗,合格後方可接收。

第十六條電子檔案檢驗合格後辦理交接手續,填寫《電子檔案移交與接收登記表》(見附件3),由交接雙方簽字、蓋章,各自留存一份;《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式並以電子簽名方式予以確認。

第十七條國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數據中。

第十八條國家綜合檔案館應當對電子檔案數據遷移和轉換前後的一致性進行校驗。

第十九條國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十條国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。

第四章 附 则

第二十一條本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館,其他單位和檔案館可參照執行。

第二十二條本辦法由國家檔案局負責解釋。

第二十三條本辦法自發布之日起施行。

    附件1

電子檔案載體標注內容

    載體標識:全宗號—年度—載體順序號。

    載體盒標注:全宗號、年度、載體順序號、數據量、密級、保管期限、存入日期、運行環境、套別等。

    1. 全宗号是档案馆分配给立档單位的编号;

    2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006;

    3. 载体順序號是电子档案载体排列的順序號,由阿拉伯数字组成;

    4. 数据量是载体内档案存储容量;

    5. 密級按存储在载体内电子档案的密級标注,保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注;

    6、存入日期是將電子檔案拷貝至載體的日期,格式爲年月日,如2011年2月8日即寫爲20110208;

    7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台;

    8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号,用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管,B表示查阅利用,C表示异地备份。

附件2

電子檔案的存儲結構

    移交载体内電子檔案的存儲結構如下图所示:

 (一)說明文件命名爲“說明文件.TXT”,一個載體只有一個說明文件,存放本載體有關信息,包括載體參數(如載體容量、載體類型等)、載體編號、載體保管單位、載體制作單位、載體檢查單位、讀取本載體內檔案所需要的軟硬件環境及其他各種有助于說明本載體的信息。

    (二)目录文件命名为“文件目錄.XML”及“案卷目录.XML”,存放有关档案的目录信息,目录文件与每份电子档案相对应,根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述(将标识中的“文件”二字改为“案卷”),每个条目中包括载体内电子档案順序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、電子檔案名稱、備注等内容。  目录文件XML信息格式如下(encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”):

   <?xml version="1.0" encoding="GB18030"?>

    <文件目錄>

    <文件>

    <順序號>   </順序號>

    <檔號>     </檔號>

    <責任者>   </責任者>

    <題名>     </題名>

    <日期>     </日期>

    <密級>     </密級>

    <電子檔案名稱>  </電子檔案名稱>

    <備注>     </備注>

    </文件>

    ………

    <文件>

    ………

    </文件>

    </文件目錄>

    (三)電子檔案文件夾命名爲“電子檔案”,存放電子檔案及其元數據,一般按年度—類別—文件的層次設置文件夾。根據檔案整理和分類方法以及實際情況可對存儲結構中的類別、案卷、文件等層級進行取舍。

    (四)其他文件夾命名爲“其他”,存放各種其他存入載體的文件,主要包括:所采用的元數據規範、數據封裝規範、分類編號規則、文件命名規則、XML模式及交接信息(包含交接、遷移、轉換、保存等元數據和《電子檔案移交與接收登記表》的掃描件或電子簽名件)等等,這些文件應采用TXT、XML和符合長期保存要求的格式。

附件3

    電子檔案移交與接收登記表

交接工作名稱


內容描述


移交電子檔案數量


移交數據量


载体起止順序號


移交載體類型、規格


檢驗內容

單位名稱

移交單位:

接收單位:

准確性檢驗



完整性檢驗



可用性檢驗



安全性檢驗



載體外觀檢驗



填表人(簽名)







審核人(簽名)







單位(印章)








    填寫說明:

    1.交接工作名稱:按移交單位或全宗号、移交档案的年度、批次等內容描述本次交接工作。

    2.內容描述:交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

    3.移交電子檔案數量:交接档案的文件总数和案卷总数。

    4.移交數據量:一般以GB为單位,精确到小数点后3位。

    5.载体起止順序號:在线移交时,按载体内電子檔案的存儲結構组织数据,并标其順序號。

    6.移交載體類型、規格:在线移交时,填写“在线”。

    7.准確性檢驗:检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性,可填写检验方法。

    8.完整性檢驗:移交的档案和档案数据的完整性檢驗

    9.可用性檢驗:检验电子档案的可读性等。

    10.安全性檢驗:对计算机病毒等进行检测。

    11.載體外觀檢驗:检查载体标识、有無划痕、是否清洁等。


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